Wie funktioniert Akteneinlagerung bei OrdnerArchiv?

Rund um die Akteneinlagerung bietet OrdnerArchiv eine Vielzahl von Dienstleistungen für den Einlagerer, sowie einen Fullservice aus einer Hand:

  • Aktensichtung/ Übersicht der Kostenschätzung aller verpflichtend aufzubewahrenden Akten
  • Altarchivauflösung  unter Berücksichtigung aller Betriebsstätten
  • Ausgliederung nicht archivierungswürdiger und/oder archivierungspflichtiger Unterlagen/Daten in Datensicherheitsbehältern zur direkten Akten-/Datenvernichtung
  • Zentralisierung der Akten- und Datenbestände aus den einzelnen Betriebsteilen
  • Räumung, Verpackung, Verladung der Akten- und Datenbestände
  • Aktentransport mittels eigenem Transportfahrzeuges 7,5 Tonner (Sicherheitsfahrzeug abgeschlossen) mit eigenem geschultem Personal
  • Sicherstellung elektronischer Daten mit Erstellung von Backup bzw. Datensicherung aller Rechner und Server
  • Backupservice EDV-Datei und Datensicherung
  • Sicherung von Datenträgern und Festplatten, Einlagerung von Servern und PCs nebst Software und Erschließung der Datenbestände insbesondere der FIBU Daten
  • Aktenaufnahme  Indexierung mittels Erfassen von jedem Ordnerrücken (Schlagwortstellung) „Open File“ Archivierung im InsolvArchiv® bewährten Einlagerungssystem
  • Akteneinlagerung und Überwachung  innert gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
  • elektronisch abrufbare OrdnerArchiv Verwaltung vom Schreibtisch aus mittels indexierten und schlagworterfassten Akten in unserem OrdnerArchiv Datenbanksystem, für legitimierte Personen des Einlagerers zur Recherche und Ausleihzwecke
  • Zugriffsverwaltung Führung von Bewegungsprotokollen nach Präsens, Ausleihe, Bereitstellung zur Einsicht im OrdnerArchiv, Aktenvernichtung, Auslagerung, Umlagerung
  • Aktenbereitstellung/ Überbringung innert 24 Stunden
  • Automatisierte Fristenkontrolle bei Ausleihen
  • Aktenvernichtung nach Datenschutzvorschriften nach Ablauf der Kassationsfristen

Wir bieten diese Dienstleistungen entfernungsunabhängig innert Deutschland an und garantieren professionelle Verwaltung für die gesamte Vertragslaufzeit nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen