Wie funktioniert Akteneinlagerung bei OrdnerArchiv?
Rund um die Akteneinlagerung bietet OrdnerArchiv eine Vielzahl von Dienstleistungen für den Einlagerer, sowie einen Fullservice aus einer Hand:
- Aktensichtung/ Übersicht der Kostenschätzung aller verpflichtend aufzubewahrenden Akten
- Altarchivauflösung unter Berücksichtigung aller Betriebsstätten
- Ausgliederung nicht archivierungswürdiger und/oder archivierungspflichtiger Unterlagen/Daten in Datensicherheitsbehältern zur direkten Akten-/Datenvernichtung
- Zentralisierung der Akten- und Datenbestände aus den einzelnen Betriebsteilen
- Räumung, Verpackung, Verladung der Akten- und Datenbestände
- Aktentransport mittels eigenem Transportfahrzeuges 7,5 Tonner (Sicherheitsfahrzeug abgeschlossen) mit eigenem geschultem Personal
- Sicherstellung elektronischer Daten mit Erstellung von Backup bzw. Datensicherung aller Rechner und Server
- Backupservice EDV-Datei und Datensicherung
- Sicherung von Datenträgern und Festplatten, Einlagerung von Servern und PCs nebst Software und Erschließung der Datenbestände insbesondere der FIBU Daten
- Aktenaufnahme Indexierung mittels Erfassen von jedem Ordnerrücken (Schlagwortstellung) „Open File“ Archivierung im InsolvArchiv® bewährten Einlagerungssystem
- Akteneinlagerung und Überwachung innert gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- elektronisch abrufbare OrdnerArchiv Verwaltung vom Schreibtisch aus mittels indexierten und schlagworterfassten Akten in unserem OrdnerArchiv Datenbanksystem, für legitimierte Personen des Einlagerers zur Recherche und Ausleihzwecke
- Zugriffsverwaltung Führung von Bewegungsprotokollen nach Präsens, Ausleihe, Bereitstellung zur Einsicht im OrdnerArchiv, Aktenvernichtung, Auslagerung, Umlagerung
- Aktenbereitstellung/ Überbringung innert 24 Stunden
- Automatisierte Fristenkontrolle bei Ausleihen
- Aktenvernichtung nach Datenschutzvorschriften nach Ablauf der Kassationsfristen
Wir bieten diese Dienstleistungen entfernungsunabhängig innert Deutschland an und garantieren professionelle Verwaltung für die gesamte Vertragslaufzeit nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
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