Allgemeine Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der GEFASY® Gesellschaft für Akteneinlagerunsgsystem mbH (hier „OrdnerArchiv“)

1. Allgemeines

Diese Geschäftsbedingungen sind rechtsverbindlich für alle Rechtsgeschäfte zwischen OrdnerArchiv und dem Einlagerer (nachfolgend „Auftraggeber“ bzw. „AG“ genannt).

Von diesen AGB abweichende Bedingungen des AG erkennt OrdnerArchiv nicht an, deren Einbeziehung wird vielmehr ausdrücklich widersprochen. Etwas anderes gilt, soweit OrdnerArchiv der Geltung abweichender Bedingungen ausdrücklich sowie schriftlich zustimmt. Vorliegende AGB gelten auch dann, wenn OrdnerArchiv in Kenntnis entgegenstehender oder von diesen AGB abweichender Bedingungen des AG die vereinbarte Leistung vorbehaltlos ausführt.

OrdnerArchiv führt unter Wahrung der Interessen des AG seine Verpflichtungen mit der branchenüblichen Sorgfalt aus.

2. Vertragsschluss, Abwicklung

OrdnerArchiv - Angebote zur Aktensichtung und Übersicht der Kostenschätzung verstehen sich zunächst als unverbindliche Bewertungen des voraussichtlichen Preises. Die Preisfindung im Einzelfall bleibt der konkret zwischen den Parteien zu treffenden Vereinbarung vorbehalten. Der AG erhält ausschließlich und transparent nur die verpflichtend notwendig aufzubewahrenden Akten mit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht dokumentiert im Angebot. Die Angebotsabgabe ist kostenpflichtig.

Die Nutzung des OrdnerArchiv Portals ist kostenpflichtig je Einlagerungsauftrag unabhängig der freigeschalteten Nutzer mit Zugriffsrecht und des Datenvolumens. Die Lizenzgebühr beträgt z.Zt. netto p.a. 88,00 € je Einlagerungsauftrag.

Im Übrigen kommt es durch Übersendung der Auftragsbestätigung (Annahme) von OrdnerArchiv an den AG zum Vertragsschluss.

Der Auftrag nach Vertragsschluss wird gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) - insbesondere gem. §§ 10, 11 BDSG – abgewickelt. Es haben ausschließlich Mitarbeiter von OrdnerArchiv, die auf das BDSG verpflichtet sind, Zugang zu den eingelagerten Akten. Darüber hinaus werden ausschließlich eigene Mitarbeiter oder in gleicher Weise auf das BDSG verpflichtete Personen eingesetzt.

Die Akten werden entsprechend der jeweils getroffenen Vereinbarung gesichert, zentralisiert und versichert eingelagert und mittels OrdnerArchiv Datenlogistik bereitgehalten.

3. Laufzeit

Die Mindestlaufzeit nach Vertragsschluss beträgt bei Ersteinlagerung ein Jahr.

Eine Kündigung ist ausschließlich außerordentlich und aus von der jeweils anderen Partei begründetem wichtigem Grund ermöglicht.

4. Aktenverpackung, Einlagerung, Aktenanforderung, Auslagerung

  1. Akten werden vor Einlagerung in OrdnerArchiv Kartons verpackt. Die OrdnerArchiv Kartons sind für 8 DIN A4 Ordner (z.B. Leitz 1010 Rückenbreite 80mm) bzw. 12 DIN A4 Ordner (z.B. Leitz 1050 Rückenbreite 52mm) so gepackt, dass alle Rückenschilder auch ohne Kastenbewegung ablesbar sind. Die OrdnerArchiv Kartons bleiben stets am Einlagerungsort und werden bei Aktenanforderung mit einem sog. „Dummy“ befüllt, der eine automatische Fristenkontrolle bei Ausleihungen beinhaltet.
  2. Die Einlagerung der bei OrdnerArchiv eingehenden Akten erfolgt mittels Indexierung/Erfassung von jedem einzelnen Ordnerrücken (Schlagwortstellung) „Open File“ Archivierung im OrdnerArchiv bewährten Einlagerungssystem. Datenträger werden ebenfalls indexiert und mit Schlagworten versehen eingelagert und in Zugriffsverwaltung für den AG bereitgehalten.
  3. Der AG kann Berechtigte zur Aktenanforderung benennen und diesen Zugang zu seinem OrdnerArchiv Account geben. Der AG muss diese aber gegenüber OrdnerArchiv legitimieren sowie auch die Rücknahme einer solchen Berechtigung umgehend gegenüber OrdnerArchiv schriftlich anzeigen. Aus verspätetem oder evtl. nicht gemeldetem Entzug einer Berechtigung entstehender Schaden fällt in den ausschließlichen Verantwortungsbereich des AG. Eine Aktenanforderung erfolgt über die elektronische Verwaltung nach Schlagwortsuche/Indexierung über die Seite www.ordnerarchiv.de. OrdnerArchiv protokolliert mittels Führung von Bewegungsprotokollen Präsens, Ausleihe, Bereitstellung zur Einsicht im OrdnerArchiv, Aktenvernichtung, Auslagerung, Umlagerung sowie jede andere Tätigkeit zum Einlagerungsgut.
  4. Auslagerung/Aktenvernichtung erfolgt nach Ablauf der vereinbarten Einlagerungsfrist und wird mindestens 3 Monate vor Vernichtung bekannt gegeben. Die Kosten der Aktenvernichtung gemäß DIN 66399 (Sicherheitsstufe 3 gem. des nachstehenden Hinweises) werden bereits bei der Einlagerung erhoben und sind im Voraus vom AG zu entrichten.

Hinweis: Sicherheitsstufe 3, empfohlen für vertrauliches Schriftgut,  Streifenbreite <= 2,0 mm Fläche <= 594 mm² (Streifenschnitt) oder Partikelbreite <= 4,0 mm Partikellänge <= 80 mm (Cross Cut) oder Partikelfläche <= 320 mm² (Cross Cut)

5. Aktentransport

Nach Anforderung durch den AG werden die angeforderten Akten auf dessen Kosten innerhalb von 24 Stunden (Eilverfahren innerhalb von 12 Stunden) überbracht. Auszüge aus eingelagerten Akten können dem Berechtigten nach Absprache auch via Scan oder Fax übersandt werden.

6. OrdnerArchiv Preisübersicht

Zum transparenten Vergleich bietet OrdnerArchiv seine Preisliste umgerechnet in den gebräuchlichsten Leistungen der Mitbewerber an:

*alle Preise in € netto zzgl. MwSt.

Einheit

Bezeichnung

alternativ

Abmessungen

OrdnerArchiv

Einzelordner schmal

1 x DIN A 4

Leitz 1050

52 mm

verfügbar

Einzelordner Standard

1 x DIN A 4

Leitz 1010

80 mm

verfügbar

OrdnerArchiv Karton

8 x DIN A 4

Leitz 1010

680 mm

verfügbar

OrdnerArchiv Karton

12 x DIN A 4

Leitz 1050

680 mm

verfügbar

laufender Meter

11 x DIN A 4

Leitz 1010

1000 mm

verfügbar

laufender Meter

17 x DIN A 4

Leitz 1050

1000 mm

verfügbar

DB-Gitterbox** Standard

120 x DIN A 4

Leitz 1010

1240 mm x 835 mm

verfügbar

DB-Gitterbox**

200 x DIN A 4

Leitz 1050

1240 mm x 835 mm

verfügbar

** für massearme Verfahren keine Aufnahme, nur Sicherung und Lagerung

 

Preise* OrdnerArchiv

DIN A 4 Ordner Standard

Karton 680 mm OrdnerArchiv

laufender Meter 1000 mm

Gitterbox Standard 1240 mm x 835 mm

         

einmalige Leistungen:

 

 

 

 

OrdnerArchiv Lizenzgebühr pro Jahr

88,00 €

OrdnerArchiv Karton

0,36 €

4,20 €

4,44 €

 

OrdnerArchiv Gitterbox

 

 

 

100,00  €

Räumung / Aktentransport im geschl. Sicherheitsfzg. 

0,40 €

3,20 €

4,00 €

90,00  €

elektronische OrdnerArchiv Aktenaufnahme: Indexierung mittels Erfassen von Ordnerrücken zur Schlagwortsuche 

1,00 €

8,00 €

12,00 €

keine Aufnahme sortiert nach Jahren

Aktenvernichtung nach Ablauf Kassationsfristen 

0,50 €

4,00 €

5,00 €

59,00 €

kumulierte Summe der einmaligen Leistungen

2,26 €

18,20 €

25,44 €

249,00 €

Monatliche Kosten der OrdnerArchiv Akteneinlagerung bei jährlicher Vorauszahlung:

0,24 €

2,02 €

2,98 €

0,19 € Akte

Monatliche Kosten der OrdnerArchiv Akteneinlagerung bei Vorauszahlung für 10 Jahre (innert Kassationsfristen)*:

0,10 €

0,85 €

1,25 €

0,08 € Akte

* Beispielsrechnung Kassationsfristen können länger oder kürzer 10 Jahre betragen

 

·         aktueller Stundensatz (Stand 08/2011) netto 35,00 € zzgl. gesetzl. MwSt.
·         Fahrzeugpauschalen setzten sich nach eingesetztem Fahrzeugtyp und zu fahrenden km zusammen: 

1.     Pkw Kleintransporter für bis zu 20 Kasten*: netto 99,00 € (incl. 200 km) incl. Verbrauchstoffe,  
        ab 201 km  netto 0,50 € / km zzgl. Verbrauchskosten (Kraftstoffe)
2.     Lkw Kastenwagen bis zu 120 Kasten*: netto 120,00 € (incl. 200 km) zzgl. Verbrauchskosten (Kraftstoffe)
3.     Lkw Transport bis 15 Paletten*: netto 150,00 € (incl.200 km) zzgl. Verbrauchskosten (Maut/Kraftstoffe)
4.     Lkw Transport größere Fahrzeuge auf Anfrage. 

*Kasten = 8 Ordner
*Palette = 20 Kasten = 160 Ordner

 

 7. Zahlungsvereinbarungen

Physische Akteneinlagerungen werden jährlich während des gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum incl. Versicherungsprämien sowie einschließlich der Vergütungen für die von OrdnerArchiv geschuldeten Dienstleistungen im Voraus berechnet. Der Rechnungsausgleich erfolgt über die vereinbarte Einlagerungsfrist jeweils jährlich im Voraus. Dies betrifft grundsätzlich das laufende Rumpfjahr, sowie ein volles anschließendes Kalenderjahr zzgl. der Kosten für die Aktenentsorgung/Auslagerung die mit der ersten Rechnung im Voraus erhoben wird.

Die Kosten der Einlagerung und der späteren Auslagerung werden nach unseren Preisen besonders berechnet, sofern keine sonstige Vereinbarung getroffen wurde. Dazu wird immer ein Angebot nach Aktensichtung schriftlich erfolgen, bei Annahme ist daraus ein verbindlicher Vertragsschluss geworden. Die Auslagerung und Vernichtung ist bei Einlagerung im Voaraus zu entrichten

Sämtliche in Preisübersichten von OrdnerArchiv genannten Preise verstehen sich in Euro (€) sowie als Nettobeträge d.h. exklusive der jeweiligen gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Bei Vertragsabschluss nicht vorhersehbare, zur Vertragserfüllung durch OrdnerArchiv jedoch unabdingbare, Aufwendungen sind gegen Nachweis ihres Entstehens durch den AG zusätzlich zu tragen. Gleiches gilt, wenn der Leistungsumfang auf Wunsch des AG nach Vertragsschluss erweitert wird.

Der AG verpflichtet sich, Zahlungen innerhalb angemessener Zeit, spätestens aber innerhalb von 14 Tagen nach Zugang einer Rechnung oder dem vergleichbaren Zahlungsaufforderung, zu leisten.

 

8. Erfüllungsort, Gerichtsstand

Als Erfüllungsort gilt 63500 Seligenstadt (Akteneinlagerungsort) vereinbart. Ausschließlicher Gerichtsstand für etwaige Rechtsstreitigkeiten zwischen AG und OrdnerArchiv ist Wiesbaden.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland mit Ausnahme der Vorschriften des Wiener Kaufrechts (UN-Kaufrechts).

9. Nebenbestimmungen

Bei evtl. Unwirksamkeit einer Bestimmung dieser Geschäftsbedingungen bleiben die übrigen Bestimmungen gleichwohl wirksam (Salvatorische Klausel). Die Vertragsparteien verpflichten sich, die unwirksame Vertragsbestimmung nach Treu und Glauben durch eine Bestimmung zu ersetzen, die dem Sinn und Zweck der unwirksam gewordenen Vertragsbestimmung am nächsten kommt, jedoch wirksam und zulässig ist.

Änderungen und/oder Ergänzungen sowie Nebenabreden zum Vertragsschluss und/oder zu vorliegenden Bedingungen bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. Dieses Formerfordernis kann weder mündlich noch stillschweigend aufgehoben oder außer Kraft gesetzt werden.

Stand: 03/2016

GEFASY® Gesellschaft für Akteneinlagerungssysteme mbH 
co/… OrdnerArchiv
Ferdinand-Porsche-Str. 21-23

63500 Seligenstadt